幹事をお願いする際は、ふたりで出向いてお願いしましょう。また、幹事は負担も大きいので、新郎と新婦の友人を中心にそれぞれ2人ずつ、計4名程度お願いすれば良いでしょう。幹事が初対面の場合は双方が顔合わせする場をセッティングしましょう。
二次会に呼ぶゲストは友人だけに限定するのか、職場の人も呼ぶのか、幹事とも話し合ってリストを作成していきましょう。また、当日ドタキャンする人も出てくるため、予定の人数は少し少なめにして想定しておきましょう。
まずは会費を設定して、それに合わせて予算を決めます。二次会では女性より男性の会費を1,000円高くするのが一般的です。また、幹事をお願いした人に対しては会費を無しにしたり、後日お礼の品を渡したりします。
ゲームや余興で盛り上がる会にするか、新郎新婦とゲストがゆっくり話せる会にするか、参加するゲストによって方向性が変わってくるので、幹事には事前に要望をしっかり伝えましょう。
二次会の内容によって、幹事の役割が変わってきます。そのため、あらかじめ幹事の役割分担をしておくとスムーズに準備を進めることができます。
「幹事の主な役割」 代表幹事・受付係・司会者・会計係・演出担当・景品の買い出し係
会場を決める際は、ゲストのことを考え、アクセスのいい会場を選ぶのが基本です。サービス内容や収容人数もチェックし、希望する二次会のスタイルに合わせた会場を選びましょう。
また、二次会プランナーがいる会場などもあるので、幹事と相談して決めるのをおすすめします。
ゲストの人数が決まったら招待状を作成し、発送します。最近ではメールやSNSで出欠管理をすることも多いようです。ただし、当日予定していた人数よりも増えたり減ったりしないよう、正確な参加人数を把握しておきましょう。
当日のタイムスケジュールは表にして管理することをおすすめします。
ゲームや余興以外にも演出にかかる時間を予測し、大体の目安をつけて進行していきましょう。また、時間が押した場合にもゲストに楽しんでもらえるよう、予備のネタを用意しておくと安心です。
18:00 | スタッフ集合・会場との確認・受付のセット |
---|---|
18:30 | 開場・受付・ゲストの写真撮影や寄せ書きメッセージ募集など |
19:00 | 開宴・幹事からのあいさつ |
19:05 | 新郎新婦の入場・あいさつ・乾杯 <歓談タイム> |
19:30 | 演出1※約15分 <歓談タイム> |
20:05 | 演出2※約15分 <歓談タイム> |
20:40 | 新郎新婦からお礼のあいさつ |
20:45 | お見送り・新郎新婦よりゲストへプチギフトのプレゼント 幹事さんは精算・撤収準備 |
21:00 | 完全撤収 |
当日のタイムスケジュールは表にして管理することをおすすめします。
ゲームや余興以外にも演出にかかる時間を予測し、大体の目安をつけて進行していきましょう。また、時間が押した場合にもゲストに楽しんでもらえるよう、予備のネタを用意しておくと安心です。
18:00 | スタッフ集合・会場との確認・受付のセット |
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18:30 | 開場・受付・ゲストの写真撮影や寄せ書きメッセージ募集など |
19:00 | 開宴・幹事からのあいさつ |
19:05 | 新郎新婦の入場・あいさつ・乾杯 <歓談タイム> |
19:30 | 演出1※約15分 <歓談タイム> |
20:05 | 演出2※約15分 <歓談タイム> |
20:40 | 新郎新婦からお礼のあいさつ |
20:45 | お見送り・新郎新婦よりゲストへプチギフトのプレゼント 幹事さんは精算・撤収準備 |
21:00 | 完全撤収 |
本番の数日前には会場にゲストの人数を伝え、予約内容に間違えがないか、会場の設備に不備は無いか確認しましょう。また、景品やおつり用の小銭などの準備も忘れずに確認しましょう。
いよいよ本番当日。幹事メンバーはゲストよりも早く集まって進行について確認します。受付も余裕をもってスタートしましょう。
また、会費を集める人、名簿をチェックする人など、それぞれ役割りを決め、落ち着いて行動するように。二次会終了後は清算をし、ゲストが忘れ物をしていないかなど確認しましょう。会場スタッフへの挨拶も忘れずに。